「うまく伝わらない」「誤解されることが多い」と悩んでいませんか？
この記事では、ビジネスで使えるコミュニケーション術を解説します。
目次
伝え方の基本
PREP法
| 要素 | 説明 | 例 |
|---|---|---|
| Point | 結論 | 「A案を提案します」 |
| Reason | 理由 | 「コストが30%削減できるからです」 |
| Example | 具体例 | 「他社でも同様の効果が出ています」 |
| Point | 結論の繰り返し | 「以上の理由でA案を推奨します」 |
結論から話す
NG: 「昨日、お客様から連絡があって、〇〇の件で...」
OK: 「〇〇の件で対応が必要です。昨日お客様から...」
報連相のコツ
報告
- タイミング：完了時、問題発生時、定期的
- 内容：結論→経緯→今後の対応
連絡
- 関係者全員に漏れなく
- 5W1Hを明確に
- 記録を残す（メール、チャット）
相談
- 自分の考えを持ってから相談
- 選択肢を提示する
- 相談相手の時間を確認
聞き方の技術
アクティブリスニング
- 相手の目を見る
- 相槌を打つ
- 要約して確認する
- 質問で深掘りする
質問の種類
| 種類 | 用途 | 例 |
|---|---|---|
| オープン | 情報を引き出す | 「どう思いますか？」 |
| クローズド | 確認する | 「Aでいいですか？」 |
| 仮説検証 | 理解を確認 | 「〇〇ということですか？」 |
メール・チャットの書き方
メールの構成
件名：【依頼】〇〇のレビューのお願い
〇〇様
お疲れ様です。△△です。
〇〇の件でレビューをお願いいたします。
【依頼内容】
・〇〇資料のレビュー
・期限：12月10日（火）17時まで
【添付ファイル】
・〇〇資料.pdf
ご多忙のところ恐れ入りますが、
よろしくお願いいたします。
チャットのコツ
- 1メッセージ1トピック
- 結論から書く
- 長文はスレッドで
- 絵文字で温度感を伝える
会議でのコミュニケーション
発言のコツ
- 結論→理由の順で
- 簡潔に（30秒以内）
- 具体的な数字を使う
ファシリテーション
- アジェンダを事前共有
- 時間管理
- 全員から意見を引き出す
- 結論をまとめる
難しい場面での対応
断り方
「ご提案ありがとうございます。
今回は〇〇の理由で見送らせていただきます。
また別の機会にぜひお願いします。」
クレーム対応
- まず謝罪
- 話を聞く
- 事実確認
- 解決策を提示
- 再発防止
意見が対立したとき
- 相手の意見を理解する姿勢
- 共通のゴールを確認
- 感情的にならない
- 第三者の意見を求める
まとめ
コミュニケーションのポイント：
- 結論から話す
- PREP法で構成
- アクティブリスニングで聞く
- 記録を残す
